“Um dia você ainda vai ser sócio”
Como utilizar a análise de SWOT e PDCA na administração do escritório de advocacia
Bem-vindo ao primeiro artigo da série “Administração de Escritórios de Advocacia”
Neste artigo, vamos abordar métodos de identificação de problemas, priorização e como iniciar um processo de melhoria contínua na administração do escritório de advocacia.

Boa leitura

Ao iniciar a jornada de transformação na administração do escritório de advocacia, o administrador do escritório passará a desempenhar um papel mais estratégico, atuando como “dono” em busca de maior produtividade, retenção dos clientes e no crescimento do escritório, porque essa não é apenas uma missão dos sócios do escritório, mas de todos.

Começar a semana pensando e planejando, o que pode ser melhorado nas rotinas do escritório, pode ser uma ótima forma de iniciar a jornada de transformação na administração do escritório de advocacia e obter resultados positivos.

Iniciando a jornada – descoberta dos problemas
A análise de SWOT é uma técnica, utilizada para identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças, que pode ser usada na fase de identificação de tudo o que precisa ser melhorado.

Ao identificar e se deparar com uma lista de problemas, é importante definir as prioridades. melhor ainda se conseguir conversar com os sócios, envolver os stakeholders, pois isso pode trazer as pessoas para dentro de um projeto de melhoria contínua, gerando empatia com o projeto e com a administração do escritório.

O princípio de Pareto ajuda a priorizar o que pode trazer um resultado mais rápido. Na prática, o princípio de Pareto oferece a ideia de que 80% dos resultados são obtidos com 20% dos esforços realizados. Nem sempre o uso deste princípio irá garantir a correta priorização. O mais importante é ouvir as pessoas e entender o que agrega maior valor aos sócios, advogados e clientes do escritório.

Uma vez definidas as prioridades, o próximo passo é iniciar um planejamento.

O PDCA
O PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma ótima abordagem de planejamento para os administradores que necessitam iniciar a jornada, contudo sem correr muito risco. Com PDCA, a administração pode, através da melhoria contínua, planejar, implementar as mudanças, verificar os resultados e ajustar o plano.

As maiores consultorias do mundo utilizam análise de SWOT e PDCA nos projetos de seus clientes.

A figura. abaixo , em forma de um círculo, dá a ideia de que a melhoria é sempre contínua.

O PDCA traz benefícios como:
– Aceleração e aperfeiçoamento de atividades;
– Identificação do problema e causa-raiz;
– Otimização de diretrizes de controle;
– Integração de etapas produtivas;
– Envolvimento da equipe (gestores e advogados);
– Aprimoramento contínuo e
– Inovação.

O que os escritórios de advocacia mais admirados têm em comum? São escritórios  que valorizam a diversidade, com foco nas pessoas, melhoria contínua, inovação,  não personificação, se preserva o senso comum e tudo isso pode ser conseguido com adoção de um processo de melhoria contínua.

A conclusão é que precisamos fazer melhorias na gestão dos escritório de advocacia e o administrador tem essa reponsabilidade.

Se o texto faz sentido para você, a sugestão é começar preparando uma tabela ou lista contendo os principais pontos de atenção. Em seguida, identifique os mais importantes, conecte-se com os envolvidos, mostre para os sócios, busque apoio e, se for o momento, comece a jornada de transformação na administração do escritório de advocacia. Isso será o começo para a transformação do escritório.

Boa sorte e sucesso!!!

Somos uma parceiro oficial da Thomson Reuters.

Atuamos com as soluções Legal One, Analytics e HighQ.

Ao iniciarmos um processo de apoio ao escritório de advocacia, procuramos entender quais são os objetivos estratégicos com um olhar de “OWNER”, pois só assim conseguimos identificar, planejar, implementar e melhorar “aquilo” que o escritório realmente precisa.

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