Faz tempo que a gestão por indicadores KPI (Key Performance Indicator) é uma forma interessante de apoio ao CEO, ao CFO, aos diretores e gerentes dos departamentos da empresa ou do escritório de advocacia. Entretanto, a gestão por indicadores não pode ser encarada como a solução dos problemas, pois existem outros fatores relevantes para uma boa gestão, como equipe motivada, boa premiação, objetivos desafiadores e bom ambiente de trabalho.

A gestão por indicadores auxilia na navegação ajudando a entender se os objetivos traçados no planejamento estratégico da empresa, por exemplo, ser reconhecido como o melhor escritório de advocacia em uma determinada área de atuação; ter um bom ambiente de trabalho ou atuar de forma sustentável com crescimento da rentabilidade em 10%, serão alcançados.

A gestão por indicadores ajuda a entender para onde e como estamos indo. Em águas profundas, igual às que estamos navegando nestes últimos anos, temos que estar atentos aos movimentos internos e externos durante todo o caminho.

Cada empresa ou escritório de advocacia deve estabelecer seus próprios indicadores. Se por um lado utilizar sistemas de BI com indicadores prontos agiliza a implantação desses controles, por outro lado, basear-se somente nos indicadores pré-definidos pode ser danoso ao processo de gestão por não representarem o pensamento comum dos gestores e tendem a ser deixados de lado.

Utilizar indicadores relevantes passa por uma análise criteriosa do que se quer medir, com que frequência, quem deve usar a informação…

Se a empresa planeja aumentar a rentabilidade em 10%, então vale a pena medir a produtividade dos advogados. A gestão por indicadores permite criar painéis com gráficos que se atualizam a cada dia, ou de hora em hora, para mostrar se o objetivo está sendo atingido. A extrapolação dessa informação mostrando quais áreas estão ajudando ou deixando de alcançar o objetivo, cria comprometimento, reduz conflitos com avaliações subjetivas ou pessoais e mantém a empresa no rumo certo.

Por exemplo, crescer com sustentabilidade significa que queremos manter a proporção faturamento vs. despesa e, assim sendo, podemos utilizar um indicador que mostre se o crescimento do faturamento e o crescimento das despesas estão sendo realizados em um ritmo adequado ou não. Poderíamos, ainda, apoiar esse indicador em outro indicador que é o prazo médio de pagamentos vs. prazo médio de recebimentos. Talvez, medir o índice de felicidade interna pela proporção de jornada de trabalho, férias, afastamentos por motivo de saúde e outros índices relativos ao programa de retenção de talentos também possa fazer sentido.

Com alguns poucos indicadores:

• INDICADOR-1 ideal = 0,8 pela equação (horas apontadas / horas disponíveis no mês)

• INDICADOR-2 ideal = 0,4 pela equação (despesas gerais exceto salários / receitas)

• INDICADOR-3 desejado = 1 pela equação (prazo médio de recebimentos / prazo médio de pagamentos)

Já seria possível avaliar se o negócio está sendo sustentável, se a rentabilidade está crescendo ou se mantendo estável, e se a geração de fluxo de caixa está adequada para cumprimento das obrigações. Veja quanta coisa um pequeno grupo de indicadores pode mostrar.

A gestão por indicadores é muito utilizada em esportes de alta performance. Na Fórmula 1 são apuradas informações em equipamentos de alta precisão para gerar indicadores precisos e confiáveis que são utilizados para ganhar uma corrida.

No futebol é usada tanto para avaliar a performance individual do jogador e da equipe, quanto para comparar com equipes adversárias. Os indicadores preferidos são: posse de bola; passes totais / passes certos; gols / finalizações no gol, tanto individual como coletivo e assim, avaliar se os treinamentos estão surtindo os efeitos adequados para os objetivos traçados.

Mas, pouco adianta definir e adotar indicadores se os mesmos não forem utilizados para avaliar e corrigir os rumos.

Em uma reunião com os sócios do escritório, seria altamente relevante discutir o andamento do plano anual; a economia do país; a performance das áreas; os clientes; os concorrentes; o faturamento; as despesas; e o acompanhamento dos indicadores. Melhor ainda seria se cada sócio ou gestor tivesse um conjunto de indicadores que pudesse ser visualizado diariamente e não precisasse esperar a avaliação mensal ou anual para corrigir ou reforçar procedimentos.

O uso de indicadores é um complemento da boa gestão. Gestores que utilizam indicadores estão alguns passos à frente de gestores que utilizam apenas o relacionamento humano e o conhecimento técnico para navegar.

A gestão por indicadores é mais um meio, assim como a melhoria contínua desenvolvida na Toyota no Japão, o PDCA, a análise de SWOT, o Lean Manufacturing e tantas outras técnicas de gestão amplamente difundidas e utilizadas pelas grandes corporações.

Também é possível utilizar a gestão por indicadores para vender seus serviços. Mostre aos seus clientes e prospects indicadores de performance de ganho de processos; de solução de problemas em menor tempo e custo; de bom ambiente de trabalho; de ações de sustentabilidade; de investimentos em conhecimentos e sistemas inteligentes; e outros importantes para seus clientes.

Neste novo ano, use a gestão por indicadores para apoiar os planos de seu escritório. Acredito que isso vá surpreender de forma muito positiva. Tome o controle de seus negócios e fique à frente de todos os seus concorrentes. Um bom ano!!!